Checklist voor toegankelijke Word-documenten

Maak gebruik van sjablonen

Zie verder bij sjablonen.

Gebruik opmaakprofielen

• Gebruik het titel-opmaakprofiel voor de titel
• Gebruik kopopmaakprofielen voor alle koppen
• Maak eigen opmaakprofielen voor specifieke stukken tekst, zoals de samenvatting.

Vermijd quick & dirty opmaak

• Onderstreep geen tekst, tenzij het een hyperlink is.
• Wil je een blok tekst in een andere opmaak, maak hier een opmaakprofiel voor aan.
• Gebruik pagina-einde om naar een nieuwe pagina te gaan (gebruik geen lege regels hiervoor).
• Gebruik streepjes voor neplijntjes of andere tekens voor vormgeving.

Maak opsommingen op als echte opsommingen

• Gebruik de opsommingsopties om opsommingen te maken.

Geef betekenisvolle afbeeldingen een alternatieve tekst

• Geef afbeeldingen een alternatieve tekst. Dat mag ook onder of bij de afbeelding.
• Voor grafieken: gebruik hiervoor Excel

Gebruik tabellen voor data, niet voor lay-out

• Gebruik tabellen niet voor opmaak, zoals uitlijnen.
• Maak de tabel toegankelijk.

Zie verder bij tabellen.

Vormgeving

• Gebruik een groot lettertype. Dat is handig bij printen en bij lezen op een e-reader.
• Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond (contrastratio minimaal 4,5).
• Zorg voor een regelhoogte van minimaal 125%.
• Maak geen blokken in hoofdletters of cursief of onderstreept.
• Zorg ook voor voldoende contrast in afbeeldingen (eveneens contrastratio minimaal 4,5).
• Gebruik geen tekstafbeeldingen.
• Gebruik witruimte voor een duidelijke lay-out. Regel dat bij voorkeur via de opmaakprofielen.

En verder

• Maak kop- en voetteksten zo kort mogelijk. Gebruik wel paginanummers.
• Gebruik bij lange documenten een aanklikbare inhoudsopgave.
• Geef een betekenisvolle documenttitel van maximaal 70 tekens.
• Zorg voor begrijpelijke taal. Zie verder bij taal.

Enkele onderwerpen uitgelegd

Sjablonen

• Verwerk je huisstijl in de opmaakprofielen. Maar zorg dat de vormgeving toegankelijk is.
• Specificeer de taal.
• Gebruik minimale kopteksten en voetteksten. Gebruik wel paginanummers.
• Plaats een inhoudsopgave bij langere documenten
• Neem een stukje voorbeeldtekst op in het sjabloon om gebruikers op weg te helpen.
• Stel gebruik van sjablonen verplicht, mede in het kader van het bewaken van de huisstijl.

Tabellen

• Gebruik van tabellen voor data
• Gebruik tabellen voor “data”-presentatie
• Niet voor opmaak of kolommen te maken
• Gebruik de tabelfunctie
• Geen tabellen met de tabfunctie of spatiebalk
• Hou tabellen eenvoudig
• Vermijd samengevoegde cellen
• Zet `herhaal kop' aan
• Maak tabelkoppen op als tabelkop

Taal

• Geef elk document een betekenisvolle titel.
• Geef elk document een betekenisvolle lead, direct na de titel.
• Hou het kort.
• Gebruik verzorgde spreektaal. Kies woorden die vaak in onze taal voorkomen.
• Geef taalwisselingen aan.
• Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Leg eigen afkortingen altijd uit.
• Gebruik cijfers bij getallen.
• Gebruik bij voorkeur geen superscript of subscript.

Training Toegankelijke documenten

Wil je meer weten over het toegankelijk maken van Word- en PDF-bestanden? Kom naar onze training toegankelijke documenten.